Geheimhoudingsverklaring ja of nee?

Geheimhoudingsverklaring ja of nee?

Wanneer je iets hebt bedacht dat uniek is, dan wil je natuurlijk niet dat anderen daar zonder jouw toestemming mee aan de haal gaan. Die nieuwe technologie, dat prachtige boek of dat gouden business idee. Je wilt er zelf mee ondernemen of misschien wil je je uitvinding verkopen

In sommige gevallen heb je gratis en zonder registratie bescherming van je intellectuele eigendom. Zo beschermt het auteursrecht onder meer teksten, foto’s, tekeningen, films, video’s,  designs en software. Het gaat dan wel alleen om de unieke aspecten van jouw ‘geestelijke schepping’. We mogen allemaal een boek schrijven over iemand op een onbewoond eiland (thema of idee), maar je mag dat niet (bijna) precies hetzelfde doen als iemand anders.

Een idee sec is niet te beschermen, creatieve of technologische uitwerkingen van ideeën zijn dat vaak wel. Bijv. het idee ‘een auto die op melk rijdt’ is niet te beschermen. De manier waarop dat technisch wordt uitgevoerd of qua ontwerp wordt vormgegeven is dat mogelijk wel (mits nieuw en inventief en/of creatief, onderscheidend).

Vooral die eis van nieuwheid is erg belangrijk wanneer er sprake is van octrooiwaardige kennis: kennis die betrekking heeft op nieuwe, inventieve technologiën (producten of werkwjzen) of samenstellingen (voedsel, farma). Want bij toekenning van een octrooi (= patent) geldt: niet nieuw, dan ook geen octrooi; één publicatie op internet kan de nieuwheid al in de weg staan. Daar is dus extra voorzichtigheid geboden. Het in een vroeg stadium delen van deze kennis met bijv. productontwikkelaars, potentiële kopers, producenten of licentienemers is onverstandig zonder ondertekende geheimhoudingsverklaring of geheimhoudingsovereenkomst, ook wel genoemd Non Disclosure Agreement (NDA) of Confidentiality Agreement (CA).

Ook bij het delen van vertrouwelijke zakelijke informatie – als bedrijfscijfers, –strategieën of een business concept – komt het hanteren van een geheimhoudingsverklaring vaak voor, zeker als de zakelijke relatie nog pril is.

Gewoonlijk behelst een geheimhoudingsverklaring op zijn minst:

  • Gegevens van de partij die informatie verstrekt en van de partij die de informatie ontvangt. Soms zijn dat meer dan twee partijen. Vaak worden zowel bedrijfsgegevens als personen vermeld.
  • Een duidelijke omschrijving van de informatie waar het echt om draait; soms onder verwijzing naar bijlagen of naar registraties (bijv. octrooi, merk, model of i-depot).
  • Het doel van de informatie-overdracht. Bijv. op basis van de informatie wordt beoordeeld of een bepaalde samenwerking zinvol is. Ontvanger mag de informatie dan niet met een ander doel gebruiken, zonder toestemming van de verstrekker van de informatie.
  • De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die al bij de ontvanger bekend was (dat moet natuurlijk aantoonbaar zijn) of op informatie die al openbaar is geworden.
  • Vaak is er ook een boetebedrag opgenomen, dat voorkomt veelal lastige bewijsvoering en vergroot mogelijk de preventieve werking.
  • Keuze van een rechtbank en – in geval van een internationale overeenkomst- bepaling van het toepasselijke recht.

Naast de juridische stok om mee te slaan wanneer het mis gaat, heeft de geheimhoudingsverklaring twee bij-effecten: het getuigt van een professionele benadering en het legt een psychische druk op de ontvanger van informatie. Die heeft immers formeel beloofd niks verkeerds met de informatie te zullen doen.

Gelijk wapperen met een geheimhoudingsverklaring is vaak niet nodig en soms ook onverstandig (sommige partijen zijn er allergisch voor: te formele start of het getuigt van wantrouwen). Natuurlijk kun je met veel partijen spreken zonder geheimhoudingsverklaring, zolang je de vertrouwelijke aspecten (meestal de details) maar in het midden laat. Dus, ik kan gewoon onbevreesd met elke bakker gaan praten over de commerciële mogelijkheden van mijn concept ‘maandenlang houdbaar brood’, zolang ik de exacte receptuur maar voor mezelf houd. Bij werkelijke interesse tot samenwerking, komt die geheimhoudingsverklaring wel. Maar dan zijn er vaak al een aantal stappen gezet.
Overigens ondertekent Sutorius wel regelmatig vóór de persoonlijke kennismaking een geheimhoudingsverklaring. Die kan dan digitaal worden verstuurd, zodat er al enige informatie kan worden uitgewisseld.

NB illustraties BBIE, Benelux Bureau Intellectueel Eigendom